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  • 作家相片未來 昕

把重複工作交給機器

每天進公司第一件事就是打開電腦,瀏覽資料……

接著要接電話、打電話、接待現場報名學員、再另外用瑣碎的時間繼續處理監理文書資料,看著時鐘不知不覺就到中午吃飯時間了。


很充實吧!每天不斷重複累積經驗值的工作,可以為手邊的工作事務排好優先順序。

駕訓班每天、每週、每個月,日復一日循環的例行性行政流程,


如果每天都在做重複性工作,即使建立好工作流程,也很難縮短花在這些事上面的時間,這些瑣碎的事,甚至可能造成影響招生服務品質的問題,


沒時間思考招生策略、沒時間關心現場學員的學習狀況
沒時間規劃行銷活動、沒時間製作活動素材

如果你已經遇到這樣的狀況,感覺沒有成長怎麼辦?那麼你當下最關心的應該是:


如何停止讓「重複性」的行政事務,浪費寶貴的人力資源。

第 1階段:善用聊天機器人工具


聊天機器人是透過訊息應用程式介面來與人類進行對話的電腦程式。

近年來隨著人工智慧(AI)、語意分析(NLP)等技術的不斷進步,聊天機器人被廣泛的使用來解決用戶的問題、傳送個性化的推薦,在生活上的應用也越來越多元。

許多線上工具程式可以結合櫃檯的招生流程,像是LINE offical 官方帳號、Meta business messenger、CHATISFY⋯⋯

當你的真人線上客服回不完訊息的時候,現在已經有自動回覆機器人可以協助你回覆訊息,

開啟與學員的對話,讓互動延續

大部分學員問題重複性相當高,以駕訓班為例,不外乎課程諮詢、報名方式、上課時段、開課日期、準備文件等等,這些問題可以根據設定好的腳本,讓機器人自動回覆。


學員通常都會先電話或網路詢問該準備的文件資料等報名事項,為了方便學員能夠先了解報名駕訓班該準備的事,駕訓班通常都會請學員準備好所有資料再來駕訓班填寫報名資料,


只要學員可以在踏進駕訓班之前就準備好體檢表、身分證影本、一吋照片,那麼學員應該也可以方便的在你們的報名系統上先填寫完成註冊資料,

消費型態的改變

夠流暢的現場接待,還能展現你們班的專業,也讓學員更放心的來學開車!


行政人員只需要詢問學員:請問您的大名?為您查詢列印報名資料。

這樣還可以減少現場等待填寫資料的時間,你們可以直接跟學員說明劃位方式,更可以請學員幫你們的粉專按讚追蹤分享貼文!


根據統計,透過機器人可以解決七成以上重複的常見問題,讓客服人員專注於需要真人服務的客戶,降低客服負擔、加快回應速度,為店家和消費者創造更高效益。

第 2階段:減少瑣事,降低人力成本


作為駕訓業者,目前的確很難擺脫紙本文書的印刷,

  1. 設計報名表單,現場說明報名流程,填寫資料

  2. 設計預約表單,紙本劃位,和同事交接特殊狀況避免出錯或超收

  3. 用office整理監理文書資料

  4. 回覆信箱收到的線上報名表單訊息

  5. 逐一核對體檢表、基本資料

  6. 逐一查詢銀行匯款入帳

在這個階段中,你要把花在瑣事上的時間大幅減少,而且不要再擔心學員或同事同步更新的問題

把輸入資料、收款對帳、預約劃位….等繁瑣的事情「線上化、自動化」,讓系統 24 小時為你工作!

因為電腦的演算速度比人快,而且不會漏掉任何一件事,這些重複性高的工作,電腦的出錯率都會比人腦少!


要先把線上化的階段先達成了,才有可能開始發展自動化的流程。

每天維持重複性的工作沒有不好,而你可以努力從常規的細節中,創造出不一樣的價值,你是否能夠從千篇一律的工作環節中,找出不一樣的做事方式?


您可以預約GooDrive專人諮詢,了解詳細的功能說明,評估系統對您們班的數位轉型的幫助,我們將會免費提供一對一諮詢與實際的系統畫面展示呦!

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