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  • 作家相片未來 昕

改善駕訓班報名流程的6個小建議

已更新:2023年12月17日

作為駕訓班行政人員,你是否覺得每天都有回答不完的學員問題和處理不完的學員資料? 確認報名期別時段、確認收費項目、確認開課資料、確認監理文書…… 但下了班後卻發現,其實還有很多資料尚未完成,明天又是新生開課,十天後又是舊生考試 假設你接下來半年都和暑假一樣大滿班,你心中的想法會是什麼呢? 以下整理出的實用建議 :

讓你可以著手改善行政流程、簡化你的工作負擔、節省平常的工作時間 1.詳細清楚的上課方案時段介紹 你們班給學員的印象,在學員上網查詢評論的那一刻就已經開始了! 因此把你們班的課程規劃公開公告清楚非常非常重要!這樣做可以讓學員透過網路就能知道接下來的報名流程

你可以自行架設網站,或者市面上已經有很多的工具,例如粉絲專頁、messenger、官方LINE 但這些都只是輔助工具,最重要的是你公開的資訊頁面是否清楚明確讓學員易懂? 還是版面太雜亂、文字太多,反而讓學員摸不著頭緒導致降低報名意願?

(參考以下1–3版的改版前後的上課時段圖說,這家駕訓班的課程方案選擇相當多樣化,除了有平日班假日班還有夜間班,並且學員可以選擇每天上課或者一週選三天的方式)


只要能再補充清楚明確的報名流程說明,引導你的學員們明白接下來要做的事情。主要目的還是希望學員看完你的說明之後,就能開始報名,然後完成付款以及準備繳交資料

2.清楚說明報名流程 總是有太多的學員報名完之後卻遲遲不繳交體檢表,影響到行政人員辦理學習駕照的作業時間! 有時候學員報名完之後就消失不見聯絡不到,這時候就很需要一個預先告知的規則,來避免學員的突然取消

所以就很需要一個能夠讓行政人員同步交接的管道,來定義催收資料的流程 資料越快蒐集完成,就越能讓學員確定自己將會如期報到上課!


3.完整搜集學員的報名資料 監理服務網需要完整的基本資料才能夠上傳,甚至還有特定的檔案規格 如果學員到現場報名時沒有完整的基本資料,會造成他不願意報名的原因嗎?還是學員體檢資料提供不齊全會造成行政人員不願意接收報名的原因?

線上作業的好處是可以遠端立即處理,資料同步更新,這樣只要一個訊息或是一通電話,就可以讓整體的報名流程加快速度 可以用電腦列印的報名文件就不需要用手寫,可以提早知道的資料就不需要更改兩次,可以先輸入的資料就不要再次確認,需要完全正確的文書資料內容就不要用口頭告知

夠流暢的接待報名,還能展現你們班的專業,也讓學員更放心的來學開車!

4.報名說明通知預設訊息 很多學員報名完之後,就忘記接下來該做的事情?總要重複的提醒同樣的事項,是不是很令人無奈。 但消費者意識抬頭,為了讓學員感到你們的服務是夠專業周全,駕訓班最好是準備好完整的開課前注意事項,也最好是能夠在完成報名後,再提供一次完整的說明內容

但不管是使用口頭說明、LINE、電話、messenger來告知報名後注意事項,這些管道都是人工處理,所以這類型的重複工作,就會建議往自動化的方向去優化

學員都希望報名完成後,就能收到開課前要注意的內容,因此最好能有個統一的格式,並且透過線上管道,在完成報名的時候就自動將內容告知給學員

當然也別忘了提醒客人追蹤你的粉專,加入官方LINE帳號,持續和你的學員有互動,提升學員對你們的信任感!



5.報名後即刻收到費用 很多駕訓班不喜歡線上報名,因為很多學員報名完成後就不到駕訓班櫃檯繳交資料和費用,相信這樣會讓行政人員徒增困擾!

學員工作很忙、學員上課沒空、學員忘記過來駕訓班繳費,要讓學員來現場繳費,對於偏郊地區的駕訓班學員已經不容易,那麼對於市區的駕訓班學員容易嗎?相信你心裡已經有答案

直接把銀行帳號給學員,讓學員自己透過網路銀行轉帳,已經是轉型的第一步

但不管是透過網路公告,使用LINE將帳號傳給學員,這樣也是要行政人員人工傳送帳號,以及不斷重複的提醒學員匯款後要告知,以及會計人員的核對帳帳號後五碼

重點是,方便讓學員在沒有拖延的狀況下,順利地即刻完成付款!

最理想的方式是,直接整合線上報名付款,這樣你可以24小時全天候線上報名不打烊,後台還可以幫你記錄並且自動對帳,完成收款後立即通知學員,讓學員線上繳費更安心!


6.節省整理帳務的時間 最後一步,是駕訓班行政人員最頭痛的事,就是每天一筆一筆的手寫收據並記錄款項了! 人工紀錄的缺點顯而易見,先記錄在紙上,再統整到excel或者日報,還要檢查整期的學員的是否完整繳齊費用,最後會計每個月還要做一次統整並且準備財務報表給老闆

生意好的駕訓班,尤其是暑假,每天都有收不完的現金,而且因為是人工處理所以非常害怕出錯

如果可以透過線上支付工具,節省你整理現金的時間,還能夠避免攜帶大量現鈔的危險,更能省下跑銀行的時間!

然後針對欠費的學員,最好是能夠提供線上支付工具,這樣你可以讓學員不需要攜帶大筆現金,你還能立即收到款項

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