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  • 作家相片未來 昕

改善駕訓班行政流程的3個小建議

看著駕訓班的櫃台桌面,你是否覺得行政人員每天都有印不完的學員資料?

除了公部門必備的相關文件,更多的是內部管理必須的相關資料

確認招生人數、報名劃位、確認考試順序、確認調補課請假延期考試、確認更換車型,各式各樣的表單紀錄,目的為了有所依據,卻佔據了行政人員大半數的上班時間,如果行政人員是你們招生的第一線人員,最需要的工作能力會是什麼呢?


許多人對數位轉型有著錯誤的認知,誤以為數位轉型就是將資料從原本的紙本,改成資料數位化或作業電腦化。

其實,這樣的轉變僅屬於「數位化」的階段,行政流程卻持續保有各式繁瑣的文件。

若是導入數位技術後並未發展出新的工作模式增加工作效率,那該如何拓展市場?

以下整理出的實用建議:


讓你可以著手改善行政流程、簡化你的工作負擔、節省平常的工作時間


1.減少重複輸入的次數

從學員報名一開始,行政就開始記得學員的姓名了,因為他可能需要重複輸入好多遍,或是重複手寫好多次

報名、訓練卡、排課、監理文書資料……

試想可能把這些資料全數交由系統,有條理的紀錄脈絡,方便未來所需要的任何情境查詢使用嗎?

隨著第三代公路監理資訊系統更新,駕訓班系統也需要更新

主要還是希望能夠透過一個系統來統一管理所有的資料,不同的職務角色需要不同的文件,只要讓大家能夠統一從一個平台撈取所需要的資料,駕訓班管理系統將不再只是資料查詢的工具,而是幫助你數位轉型的第一步!


2.運用線上工具讓資料同步更新

毋庸置疑的,線上流程幾乎一定比紙本流程更快。例如:2015年M3智慧化監理服務網上線,2018年學習駕駛證電子化,少了紙本公文書的人工傳遞時間,工作效率全盤提升後,就能空出時間處理更重要的事。

只要把學員資料異動的內部流程規則訂好了,透過雲端平台可以幫助你同步即時更新最新訊息在上面!


一直以來駕訓班團隊最重要的大事,就是輔導學員完成考照並且教育學員擁有交通秩序安全責任和理念了!隨著考照制度的演進、回訓制度的更新,檢視一下目前的上課制度與行政流程,於必要的時候提供員工們輔助工作的線上工具,目的還是希望可以幫助提升及優化工作效率,把更多心力放在教學和服務品質。


3.公部門的溝通

要改善駕訓班文化,首要與公部門有良性的溝通。

隨著交通部公路總局監理服務網上線,公部門提供全台統一的表單樣式以及檔案規格,如果一開始沒能獲得管轄站所認同,那麼數位轉型也很難執行下去。


那些因時間而逐年累積的紙本文件,你需要讓它逐步減少的一天,利用數位化讓文件歸檔、尋找不再是一件曠日廢時的工作,轉型過程是指日可待的!


準備好迎接行政流程的新方法了嗎?


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